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Nómina electrónicaTiempo de lectura 3 min

Last updated on 09/05/2022

Como primera definición podríamos decir que la transformación digital en las empresas  es la aplicación de capacidades digitales a procesos, productos y activos para mejorar la eficiencia, mejorar el valor para el cliente, gestionar el riesgo y descubrir nuevas oportunidades de generación de ingresos.

Bajo este contexto hoy hablaremos sobre la segunda definición,  LA NÓMINA ELECTRÓNICA, como ustedes bien conocen la nómina tiene un proceso administrativo que comprende 4 pasos: el primer paso es la recopilación de los datos, el segundo paso es la elaboración de la nómina, el tercer paso es la firma y el pago de la nómina y por ultimo tenemos  el desprendible de pago que nosotros le hacemos a nuestros empleados.

¿Qué es la nómina electrónica?, es un desprendible de pago de nómina sofisticado.

Es el mismo desprendible que ustedes elaboran a sus empleados en donde va relacionado el total devengado, los descuentos y el neto pagado a cada uno de sus empleados durante  un periodo de tiempo que generalmente es una quincena.

A este documento se le corren 4 procesos en la Dian, que son similares a los procesos que lleva  la factura electrónica en la administración de impuestos nacionales y da como resultado UN DOCUMENTO SOPORTE DE PAGO DE NÓMINA ELECTRÓNICA.

Los procesos son los siguientes:

  • Habilitación: Básicamente es configurar la página de la Dian con los datos de su Rut, para que pueda procesar su desprendible de pago.
  • Generación: Es el momento en el que usted hace el registro de los datos del desprendible de pago de cada empleado en el aplicativo de nómina electrónica.
  • Transmisión: Es el proceso de transmitir los datos a la Dian, que usted ha generado previamente, este paso lo realiza el proveedor tecnológico.
  • Validación: Es el proceso realiza la DIAN para verificar que cumplen con las reglas definidas por la entidad en el anexo técnico; este proceso se hace en fracción de segundos, para que luego, el documento junto con el comprobante de validación se convierta en un documento soporte de pago de nómina electrónica.

Documento soporte de pago de nómina electrónica

Es un documento electrónico que constituye el soporte de los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios derivados de los pagos o abonos en cuenta relacionados con la nómina, debemos tener en cuenta que para poder soportar el costo o gasto hay que realizar también el pago a la seguridad social y efectuar el pago a nuestros empleados en forma bancarizada.

Notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica

Recordemos que la factura electrónica no se anula, cuando vamos a reversar una factura por algún error se debe realizar una nota crédito, igualmente cuando cometemos algún error en un documento soporte de pago de nómina electrónica se debe hacer el respectivo ajuste con una nota de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica, es decir este es el equivalente a la nota crédito.

Periodicidad de la nómina electrónica

La periodicidad de la nómina electrónica es mensual, es decir debemos sumar las nóminas del mes y generar un desprendible de nómina por cada empleado y trasmitirlo a  la Dian.

¿Cuáles son los pasos para habilitar la nómina electrónica?

Según la resolución 037 de Mayo 5 de 2021 el plazo para habilitar la nómina electrónica comienza el próximo  1 de agosto de 2021.

¿Quiénes están obligados a generar la nómina electrónica?

Están obligados a generar documento soporte de pago de nómina electrónica todos los contribuyentes que tengan que soportar costos o gastos en la declaración de renta.

Sobre el Autor

Erwin Urueña
Erwin Urueña
Contador Publico - Asesor y Consultor empresarial
Experto en NIIF de la universidad el REY JUAN CARLOS DE ESPAÑA.
Experto en NIAS de LONDON SCHOOL OF BUSINESS AND FINANCE LSBF
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